1. Kdo je správce osobních údajů
Správcem osobních údajů pro službu Decimo je Trivi a.s., IČO 28378440, DIČ CZ28378440, se sídlem Jankovcova 1566/2b, Holešovice, 170 00 Praha 7, Česká republika.
Společnost je zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl B, vložka 23166. Pověřenec pro ochranu osobních údajů není jmenován.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme
Účet e-mail, přihlašovací a identifikační údaje, role uživatelů, údaje o účtu a firmě.
Doklady vstupy, doklady, výstupy, metadata a údaje obsažené v dokladech, které klient do služby nahraje.
Provoz technické a bezpečnostní logy, informace o použití služby, údaje potřebné pro podporu a řešení incidentů.
Platby fakturační a daňové údaje, evidence kreditů, objednávek a transakcí. Úplné údaje o platební kartě neukládáme.
3. Proč údaje zpracováváme a na jakém základě
- Správa účtu a přístup do aplikace: plnění smlouvy a předsmluvní kroky.
- Poskytnutí služby, vytěžení dokladů a exporty: plnění smlouvy; u obsahu dokladů také oprávněný zájem na provozu a kvalitě služby.
- Platby, vyúčtování a účetní agenda: plnění smlouvy a právní povinnosti.
- Podpora, reklamace a zlepšování služby: plnění smlouvy a oprávněný zájem.
- Bezpečnost, prevence zneužití a provozní logy: oprávněný zájem na bezpečném provozu služby.
- Analytické a marketingové cookies: souhlas, který lze kdykoli změnit nebo odvolat.
4. Doklady, role klienta a zpracování pro klienta
Klient odpovídá za to, že má pro nahrání osobních údajů do služby odpovídající právní základ a splnil informační povinnosti vůči subjektům údajů.
5. Zpracovatelská smlouva podle čl. 28 GDPR
Následující část vychází z nové verze právního dokumentu a tvoří zpracovatelskou smlouvu, pokud není mezi stranami uzavřena samostatná zpracovatelská smlouva.
5.1. Tento článek představuje smlouvu o zpracování osobních údajů ve smyslu čl. 28 odst. 3 GDPR, pokud mezi Poskytovatelem a Klientem není uzavřena samostatná zpracovatelská smlouva.
5.2. Předmětem zpracování jsou osobní údaje obsažené ve Vstupech, Dokladech, Výstupech a souvisejících datech zpracovávaných prostřednictvím služby Decimo.
5.3. Doba zpracování trvá po dobu trvání Smlouvy a dále po dobu nezbytnou pro splnění právních povinností, ochranu právních nároků, bezpečnost, auditní stopu nebo jiné oprávněné účely Poskytovatele, není-li dohodnuto jinak.
5.4. Povahou a účelem zpracování je automatizované vytěžování, technické zpracování, strukturování, validace, ukládání, export a další zpracování údajů z Dokladů za účelem poskytování Služby Klientovi.
5.5. Typy osobních údajů mohou zahrnovat zejména identifikační údaje, kontaktní údaje, fakturační údaje, platební údaje, údaje uvedené na účetních a daňových dokladech, údaje o obchodních transakcích a další údaje, které Klient do Služby nahraje.
5.6. Kategorie subjektů údajů mohou zahrnovat zejména zaměstnance, zákazníky, dodavatele, odběratele, kontaktní osoby, statutární orgány, osoby jednající za obchodní partnery Klienta, osoby uvedené na Dokladech a jiné fyzické osoby, jejichž údaje Klient do Služby nahraje.
5.7. Poskytovatel se zavazuje zpracovávat osobní údaje pouze na základě doložených pokynů Klienta, včetně pokynů vyplývajících z těchto Obchodních podmínek, zajistit, aby osoby oprávněné zpracovávat osobní údaje byly vázány mlčenlivostí, přijmout přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, pomáhat Klientovi přiměřeným způsobem při plnění jeho povinností podle GDPR, oznámit Klientovi porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu poté, co se o něm Poskytovatel dozví, pokud se takové porušení týká osobních údajů zpracovávaných pro Klienta, po skončení poskytování Služby osobní údaje vymazat, anonymizovat nebo vrátit, ledaže právní předpisy nebo oprávněné zájmy Poskytovatele vyžadují jejich další uchování, a poskytnout Klientovi přiměřené informace potřebné k doložení splnění povinností podle čl. 28 GDPR.
5.8. Klient uděluje Poskytovateli obecné povolení k zapojení dalších zpracovatelů. Dalšími zpracovateli mohou být zejména poskytovatelé cloudové infrastruktury, datových center, bezpečnostních služeb, analytických nástrojů, komunikačních nástrojů, OCR technologií, technologií umělé inteligence, vývojářských nástrojů, platebních služeb a dalších služeb nezbytných pro provoz Decimo.
5.9. Poskytovatel zajistí, aby další zpracovatelé byli vázáni povinnostmi ochrany osobních údajů v rozsahu odpovídajícím požadavkům GDPR.
5.10. Pokud v souvislosti s poskytováním Služby dochází k předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, Poskytovatel zajistí, aby takové předání probíhalo na základě odpovídajícího právního mechanismu, zejména rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiného nástroje podle GDPR.
5.11. Klient bere na vědomí, že pokyn k nahrání konkrétního Dokladu nebo Vstupu do Služby je pokynem ke zpracování osobních údajů v rozsahu obsaženém v takovém Dokladu nebo Vstupu.
5.12. Pokud se Poskytovatel domnívá, že určitý pokyn Klienta porušuje právní předpisy o ochraně osobních údajů, informuje o tom Klienta, ledaže mu v tom brání právní předpisy.
5.13. Klient je povinen bez zbytečného odkladu informovat Poskytovatele o všech skutečnostech, které mohou mít vliv na zákonnost zpracování osobních údajů prostřednictvím Služby.
6. Komu údaje zpřístupňujeme
- poskytovatelům cloudové infrastruktury, datových center, bezpečnostních služeb a technického provozu,
- poskytovatelům OCR, AI, validačních, analytických a dalších technických nástrojů potřebných pro zpracování dokladů,
- platebním službám a fakturačním/účetním nástrojům,
- osobám zajišťujícím podporu, právní, účetní nebo auditní služby,
- orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje právní předpis nebo závazné rozhodnutí.
Pokud dochází k předávání osobních údajů mimo Evropský hospodářský prostor, použijeme odpovídající právní mechanismus, zejména standardní smluvní doložky, Data Privacy Framework nebo jiný vhodný mechanismus.
7. Jak dlouho údaje uchováváme
- Údaje k účtu a službě po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou pro ochranu právních nároků.
- Doklady a výstupy po dobu dostupnosti v účtu, do smazání klientem nebo po dobu nezbytnou pro poskytování služby, bezpečnost a auditní stopu.
- Účetní a daňové doklady po dobu vyžadovanou právními předpisy.
- Provozní logy po dobu potřebnou pro bezpečnost, řešení incidentů a audit.
8. Vaše práva
V souvislosti se zpracováním osobních údajů můžete uplatnit zejména právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost, námitku a odvolání souhlasu tam, kde je zpracování založeno na souhlasu.
Pokud se domníváte, že s údaji nakládáme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
9. Cookies a obchodní sdělení
Webové stránky a aplikace Decimo mohou používat cookies a obdobné technologie. Nezbytné cookies slouží k funkčnosti a bezpečnosti. Analytické nebo marketingové cookies používáme pouze podle uděleného souhlasu.
Technická, provozní, bezpečnostní a smluvní sdělení související se službou můžeme zasílat bez samostatného marketingového souhlasu. Obchodní sdělení lze kdykoli odmítnout.
10. Kontakt
Pro uplatnění práv, dotazy k osobním údajům, reklamace nebo podporu použijte e-mail podpora@in.decimo.cz.